Feestorganisator worden? Zo kickstart je jouw carrière!

Je houdt van mensen, muziek en artiesten én schrikt niet weg van een strakke deadline, planning en communicatie. Al van jongs af aan slaag je erin om mensen bij elkaar te krijgen en te vermaken. Het organiseren van feesten lijkt je op het lijf geschreven.

Toch is een beroep als feestorganisator of promotor niet voor iedereen weggelegd. Grote Nederlandse organisatoren runnen teams van keiharde podiumtechnici, online en offline marketeers, webbeheerders en doorgewinterde artiesten. Je mag dan wel een vlotte babbel en helikoptervisie hebben, maar met competenties alleen kom je er niet. Zoals bij elke carrière geldt: voordat je van succes – in welke vorm dan ook – kan spreken, heb je een lange weg te gaan.

In een notendop

Waar een wil is, is een weg. Je staat niet alleen, want alle kennis die jouw voorgangers – zij het een promotor van een jazzclub in de jaren ’60 of de marketeer namens een megafestival anno 2019 – opdeden, ligt voor handen. Feestorganisatie is een vak apart, maar op de oppervlakte in drie grote lijnen samen te vatten.

1. Het invullen van een evenement. Wat gaat er gebeuren? Waar en wanneer gaat dit gebeuren?
2. Inzoomen op een doelgroep en het optrommelen van aandacht. Wie wil ik op het evenement verwelkomen, hoe ga ik diegene bereiken en wat is mijn boodschap?
3. Toegankelijk maken van een evenement. Hoe zorg ik dat de doelgroep met gemak het evenement bereikt? Dit derde item betreft zowel een toegankelijke manier van ticketaanschaf als de logistieke bereikbaarheid.
4. Sturen van een evenement. Het publiek is op locatie, maar draait de bar op volle toeren? Loopt de line-up conform planning? Hebben artiesten dat wat zij nodig hebben, op het moment dat dat nodig is? Zijn diezelfde artiesten op tijd?

Is feestorganisatie een vak apart, dan is elk onderdeel van het bovenstaande een specialisme. En elk specialisme gaat gepaard met tips en tricks. Zo kan je bij de invulling van het evenement structureel nalopen wat bijdraagt aan de uiteindelijke beleving van bezoekers. Welke lichtkleur domineert? Hoe speelt het uiterlijk van een podium of set daarop in? Hoe kleed je de toegangsruimte of –zaal aan en in welke outfit gaat jouw team, ploeg of line-up te werk? Wat die line-up betreft: wie draait of speelt er, en sluiten de sets op elkaar aan?

De kleintjes

Zulke onderdelen klinken in eerste instantie logisch en noodzakelijk, maar wanneer je deze niet gestructureerd op papier zet, maak je met gemak oneven keuzes. Deze leiden uiteindelijk tot het risico van een misplaatst gebeuren, terwijl je de bezoeker een geheel wilt bezorgen. Let op de kleintjes, want subtiele toevoegingen hebben wel degelijk invloed op de sfeer. Het uitdelen van foam sticks bij een evenement waar elektronische muziek centraal staat kost je weinig en levert een hoop op. De juiste positie van een spotlight in een ogenschijnlijk onbelangrijke zaalhoek kan iemands avond aanzienlijk veranderen.   

Bij het optrommelen van aandacht dien je, net zoals merken in elke andere branche, een uniforme stijl aan te houden. Naamsbekendheid is – ongeacht markt of vakgebied – methodisch aan te pakken. Bedenk je dat het logo waar je voor gaat niet alleen bovenaan een website zal komen te staan, maar met verloop van tijd ook op podia, merchandise, posters en bannering. Omdat een logo in de muziek- en eventindustrie op tal van plakken tot recht moet komen, is het geen slecht idee om voor variaties in kleur of grootte te gaan. Waaiers bedrukken betaalt zich beter uit wanneer hetgeen dat je drukt, bijvoorbeeld een logo, zowel herkenbaar als aansluitend is. 

Al met al: een hoop stof om over na te denken. Laat je overigens niet intimideren. Merk je dat je voldoening haalt uit het bij elkaar brengen van mensen, dan kan die voldoening snel uitlopen tot een passie voor feestorganisatie. En passie, die volg je. Succes!