Wat komt er allemaal kijken bij het organiseren van een event?

Denk je erover na om jezelf voor te dragen als event organisator? Of wil je zelf iets opzetten voor het goede doel? Dan is het belangrijk om goed te weten wat er allemaal komt kijken bij het organiseren van een event. Wij zochten het voor jou uit!

Een goede voorbereiding is reeds het halve werk

Het klinkt als een cliché, maar toch is het echt zo. We kunnen niet genoeg benadrukken dat het organiseren van een event voor meer dan 50% draait om de voorbereiding. Je moet echt aan alles denken, want anders kunnen er op de grote dag veel dingen misgaan.

Ik zal de 6 belangrijkste zaken bespreken die je zeker niet mag vergeten. Er zijn natuurlijk nog veel meer dingen, maar in een kort en gestructureerd stuk kan ik niet op alles ingaan.

1. De locatie

Wanneer je een event wilt organiseren, dan begint alles met de locatie. Sommigen bereiden eerst andere zaken voor, maar volgens mij is dat onmogelijk. Je moet namelijk alles precies afstellen op de locatie.

Belangrijk is dat je ook onmiddellijk rekening houdt met de vergunningen die nodig zijn. Moet je je aan bepaalde plannen houden? Heb je toelating nodig van gemeenten, of van privé personen om een deel van bijvoorbeeld hun weiland te gebruiken? Dan dien je dit alles goed op voorhand aan te vragen.

2. Artiesten

Een event zonder artiesten is uiteraard geen event. Hoewel het niet zo moeilijk lijkt om artiesten op te trommelen in theorie, kan dat in de praktijk toch wel eens anders uitpakken. Sommige artiesten hebben namelijk een goed gevulde agenda, waardoor je er vroeg moet bij zijn. 

De artiesten die je vraagt, zullen trouwens rechtstreeks een invloed hebben op de prijs van de inkomtickets. Zorg ervoor dat deze niet te duur zijn, want anders komt er niemand. Aan de andere kant mogen ze ook niet te goedkoop zijn, want je moet zeker uit je kosten raken.

Afhankelijk van de artiest die je vraagt, kan hij of zij ook enkele voorwaarden stellen waaraan je moet voldoen. Zorg er zeker voor dat je deze zaken goed krijgt, want anders wordt dat aanzien als contractbreuk. Het is zelfs mogelijk dat de artiest dan niet eens het podium opkomt.

3. Het podium

Dat brengt ons meteen ook bij het volgende punt: het podium. Zorg ervoor dat je kunt samenwerken met een ervaren podiumbouwer. Hier draait alles om vertrouwen, want de deadlines zullen strak zijn. Het podium moet op precies het juiste moment geïnstalleerd en afgebroken kunnen worden. Bovendien moet je ook goed nadenken over het type podium dat je wenst. Dit zal namelijk bijdragen aan de sfeer en beleving voor jouw gasten, net als de decoratie. Zorg ervoor dat de gasten het gevoel hebben dat ze dicht bij de artiesten staan, maar ze mogen natuurlijk ook nooit te dicht komen…

4. Beveiliging

De beveiliging op een evenement is van cruciaal belang. Soms proberen mensen op het podium te kruipen, om het optreden te verstoren. Wat ook absoluut moet vermeden worden, is dat gasten verboden voorwerpen mee naar binnen smokkelen. Tot slot wil je ook voorkomen dat er vechtpartijen ontstaan op je evenemententerrein. Vandaar dat een goede security noodzakelijk is. Voor een heel klein event kan je dat misschien nog aan eigen kennissen overlaten, maar voor een groter event moet je zeker een professionele firma inschakelen.

5. Communicatie

Op een evenement moet iemand het overzicht kunnen bewaren. Daarom zijn portofoons van een groot belang. Op deze manier kan je contact houden met alle medewerkers tijdens het evenement. Bovendien kunnen de medewerkers ook onderling contact opnemen, wat uiterst noodzakelijk is voor een vlotte werking. Een portofoon huur je tegenwoordig al vanaf een paar euro per dag.

6. Reclame

Last but not least: de reclame voor je evenement. Hoe meer bezoekers, des te meer inkomtickets en drank je kunt verkopen. Afhankelijk van jouw budget, kan je de reclame zelf maken, of er een professionele partij voor inschakelen. 

Sociale media is vast en zeker de basis, maar ook affiches en flyers kunnen extra bezoekers lokken. Denk er daarom steeds goed over na hoe je dit wilt aanpakken en hoe je jouw middelen wilt inzetten. Je kunt elke euro jammer genoeg maar eenmaal uitgeven.

Tot slot

Er komt heel wat kijken bij het organiseren van een event. Deze 6 stappen zullen je vast en zeker op weg helpen, maar denk eraan: dit kan je niet alleen. Een event organiseren kost heel veel tijd. Probeer daarom zo snel mogelijk enkele taken uit te besteden aan anderen. Anders zul je al snel het bos niet meer door de bomen kunnen zien! Veel succes alvast!